Los pasos básicos son:
• Autorización para realizar el estudio.
El responsable puede hacerlo por iniciativa propia, a petición de parte o por ordenes superiores.
• Integración del equipo de trabajo se requiere de personal competrado en la materia por lo que es procedente efectuar una selección del equipo, y capacitarlo. En caso de trabajos muy específicos y de poca complejidad, basta con designar un responsable.
• Determinación del programa de trabajo.
Es necesario que la planeación de actividades para la composición de organigramas se plasme en un documento principal que sirva como marco de actuación.
• Captación de la información.
Se cumple por medio de entrevistas dirigidas con los encargados de las funciones que se estudian, con los líderes técnicos de las áreas, con el personal operativo. También se puede acudir a los archivos y centros de documentación, en donde a través de la investigación documental se puede recopilar información normativa y administrativa relativa a la constitución, órganos, niveles, relaciones y funciones de la organización.
La información que debe reunirse con este propósito debe referirse a:
- Los órganos que integran dichas áreas.
- El nivel jerárquico que ocupan la estructura orgánica.
- Las relaciones que guardan entre ellos
- La naturaleza de estas relaciones
- Las funciones que realizan y, en su caso
- Las puestos y el número de plazas que los integran.
• Clasificación y registro de información debe concentrarse en formatos que permitan su amnejo agil y claro, los cuales es recomendable ordenar en carpetas. El procedimiento de los mismo puede contemplar la utilización de equipos de computo.
• Análisis de información
Es necesario realizar un examen critico de los datos obtenidos con el fin de detectar posibles contradicciones, algunas o duplicidad de funciones.
• Diseño del organigrama
Integracion del documento con las alternativas de estructuras especificas.
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